Una factura es más que una petición de dinero. Una factura clara y completa se cobra antes, da una imagen profesional y mantiene tus cuentas en orden para los impuestos. Esta guía explica qué incluir, los errores más comunes y cómo crear una factura en PDF gratis.
Qué debe incluir una factura
Una factura completa suele tener estas partes:
- La palabra «Factura» arriba, para que quede claro que es un cobro y no un presupuesto.
- Tus datos: nombre o razón social, dirección, email o teléfono y tu logo si tienes.
- Los datos del cliente: nombre de la empresa o persona, dirección y contacto.
- Número de factura: un número único para cada factura (más abajo te explicamos cómo).
- Fecha de factura y fecha de vencimiento.
- Conceptos: descripción de cada producto o servicio, con cantidad, precio unitario e importe.
- Subtotal, descuentos, impuestos y total, por separado, para que el cliente vea cómo se calcula el total.
- Condiciones y datos de pago: cómo y cuándo pagar, por ejemplo cuenta bancaria, enlace de pago o métodos aceptados.
- Notas: un agradecimiento, condiciones por pago tardío o una referencia.
Si estás dado de alta en el IVA u otro impuesto, la normativa local puede exigir datos adicionales, como tu NIF (y el del cliente), el tipo de impuesto por concepto o una numeración correlativa. Comprueba lo que exige tu administración tributaria.
Cómo numerar tus facturas
Cada factura necesita un número único, y los números deben seguir una secuencia sin saltos ni repeticiones. Los sistemas sencillos funcionan mejor:
F-0001,F-0002,F-0003…- Con el año:
2026-001,2026-002… - Por cliente:
ACME-001,ACME-002…
Elige un formato y mantenlo. Una numeración clara facilita encontrar facturas, seguir los cobros y responder a tu gestor.
Impuestos y descuentos
- Descuento: se indica como porcentaje, antes de impuestos, para que el cliente vea el ahorro.
- Impuesto: introduce el tipo y nómbralo correctamente (por ejemplo IVA o IGIC). Si no estás dado de alta, no lo añadas.
- Envío u otros gastos: añádelos en líneas separadas para que el total sea transparente.
Condiciones de pago para cobrar antes
- Fija una fecha de vencimiento clara. «Pago al recibo», 15 días y 30 días son habituales.
- Facilita el pago: incluye los datos bancarios completos o un enlace de pago.
- Indica qué pasa si se paga tarde, si tu acuerdo permite un recargo.
- Envía la factura enseguida, justo después de entregar el trabajo.
- Haz un seguimiento educado unos días antes y después del vencimiento.
Cómo hacer una factura gratis (paso a paso)
- Abre el Generador de facturas.
- Rellena los datos de tu negocio y añade tu logo.
- Rellena los datos de tu cliente.
- Introduce el número de factura, la fecha y el vencimiento.
- Añade los conceptos con cantidad y precio. Los totales se calculan solos.
- Elige la moneda y añade impuesto, descuento o envío si hace falta.
- Añade las condiciones de pago y los datos bancarios en las notas.
- Haz clic en Descargar PDF y envíasela a tu cliente.
Los datos de tu negocio se guardan en tu propio navegador, así que la siguiente factura te llevará solo un minuto. No se sube nada a ningún servidor.
Errores comunes
- Números de factura que faltan o se repiten
- Sin fecha de vencimiento, o condiciones vagas como «paga cuando puedas»
- Descripciones poco claras («servicios»): indica qué hiciste y en qué periodo
- Errores de cálculo (usa un generador que sume automáticamente)
- Nombre o dirección del cliente incorrectos
- Añadir impuestos sin estar dado de alta, u olvidarlos si lo estás
- Enviar un documento editable en lugar de un PDF
Preguntas frecuentes
¿Una factura es lo mismo que un recibo? No. La factura pide el pago; el recibo confirma que se ha cobrado.
¿Puedo hacer facturas en cualquier moneda? Sí. Elige entre monedas habituales como EUR, USD, GBP, INR y otras.
¿Necesito un programa de contabilidad? No al empezar. Para muchos autónomos basta una factura clara en PDF y un registro sencillo de lo cobrado. Cuando crezcas, consulta a tu gestor qué te conviene.
Crea tu factura ahora. Es gratis, sin marca de agua y sin registro.