Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Eine klare, vollständige Rechnung wird schneller bezahlt, wirkt professionell und hält deine Unterlagen für die Steuer in Ordnung. Dieser Ratgeber erklärt, was hineingehört, welche Fehler häufig passieren und wie du kostenlos eine PDF-Rechnung erstellst.
Was auf eine Rechnung gehört
Eine vollständige Rechnung enthält in der Regel:
- Das Wort „Rechnung“ oben, damit klar ist, dass es kein Angebot ist.
- Deine Angaben: Name oder Firmenname, Anschrift, E-Mail oder Telefon und dein Logo, falls vorhanden.
- Die Angaben deines Kunden: Name der Firma oder Person, Anschrift und Kontakt.
- Rechnungsnummer: eine eindeutige Nummer für jede Rechnung (mehr dazu unten).
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum.
- Positionen: Beschreibung jedes Produkts oder jeder Leistung mit Menge, Einzelpreis und Betrag.
- Zwischensumme, Rabatte, Steuer und Gesamtbetrag, getrennt aufgeführt, damit der Kunde die Berechnung nachvollziehen kann.
- Zahlungsbedingungen und -angaben: wie und wann gezahlt wird, etwa Bankverbindung, Zahlungslink oder akzeptierte Zahlungsarten.
- Hinweise: ein Dankeschön, Bedingungen bei Zahlungsverzug oder eine Referenznummer.
In Deutschland schreibt das Umsatzsteuergesetz weitere Pflichtangaben vor, zum Beispiel deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Leistungsdatum sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Als Kleinunternehmer brauchst du stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Prüfe im Zweifel die Vorgaben deines Finanzamts oder frag deinen Steuerberater.
Rechnungen richtig nummerieren
Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer, und die Nummern sollten einer fortlaufenden Reihenfolge ohne Lücken oder Doppelungen folgen. Einfache Systeme funktionieren am besten:
RE-0001,RE-0002,RE-0003…- Mit Jahr:
2026-001,2026-002… - Pro Kunde:
ACME-001,ACME-002…
Entscheide dich für ein Format und bleib dabei. Eine klare Nummerierung macht es leicht, Rechnungen zu finden, Zahlungen zu verfolgen und Fragen deines Steuerberaters zu beantworten.
Steuern und Rabatte
- Rabatt: als Prozentsatz, vor Steuern abgezogen, damit der Kunde die Ersparnis sieht.
- Steuer: gib den Steuersatz ein und bezeichne ihn korrekt (zum Beispiel USt. oder MwSt.). Bist du nicht umsatzsteuerpflichtig, weise keine aus.
- Versand oder sonstige Kosten: als eigene Positionen, damit der Gesamtbetrag nachvollziehbar ist.
Zahlungsbedingungen, mit denen du schneller bezahlt wirst
- Lege ein klares Zahlungsziel fest. „Sofort fällig“, 14 Tage oder 30 Tage sind üblich.
- Mach das Bezahlen einfach: vollständige Bankverbindung oder Zahlungslink angeben.
- Nenne die Folgen verspäteter Zahlung, falls deine Vereinbarung Verzugszinsen oder Mahngebühren vorsieht.
- Schick die Rechnung sofort, direkt nach Lieferung oder Abschluss der Arbeit.
- Erinnere freundlich, ein paar Tage vor und nach der Fälligkeit.
Rechnung kostenlos erstellen (Schritt für Schritt)
- Öffne den Rechnungsgenerator.
- Gib die Daten deines Unternehmens ein und füge dein Logo hinzu.
- Gib die Daten deines Kunden ein.
- Trag Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeitsdatum ein.
- Füge deine Positionen mit Menge und Preis hinzu. Die Summen werden automatisch berechnet.
- Wähle die Währung und ergänze bei Bedarf Steuer, Rabatt oder Versand.
- Ergänze Zahlungsbedingungen und Bankverbindung in den Hinweisen.
- Klicke auf PDF herunterladen und schick die Rechnung an deinen Kunden.
Deine Unternehmensdaten werden in deinem eigenen Browser gespeichert – die nächste Rechnung dauert nur eine Minute. Nichts wird auf einen Server hochgeladen.
Häufige Fehler
- Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern
- Kein Zahlungsziel oder vage Bedingungen wie „bitte bald zahlen“
- Ungenaue Beschreibungen („Leistungen“): schreib, was du gemacht hast und für welchen Zeitraum
- Rechenfehler (nutze einen Generator, der automatisch rechnet)
- Falscher Kundenname oder falsche Anschrift
- Umsatzsteuer ausweisen, obwohl man nicht steuerpflichtig ist – oder sie vergessen, obwohl man es ist
- Ein bearbeitbares Dokument statt eines PDFs verschicken
Häufige Fragen
Ist eine Rechnung dasselbe wie eine Quittung? Nein. Die Rechnung fordert die Zahlung an, die Quittung bestätigt, dass gezahlt wurde.
Kann ich Rechnungen in jeder Währung erstellen? Ja. Wähle aus gängigen Währungen wie EUR, USD, GBP und weiteren.
Brauche ich eine Buchhaltungssoftware? Am Anfang nicht unbedingt. Für viele Freelancer reichen eine klare PDF-Rechnung und eine einfache Übersicht der Zahlungen. Wenn dein Geschäft wächst, frag deinen Steuerberater, was zu dir passt.
Jetzt Rechnung erstellen. Kostenlos, ohne Wasserzeichen und ohne Anmeldung.