Una fattura è più di una richiesta di denaro. Una fattura chiara e completa viene pagata prima, dà un'immagine professionale e tiene in ordine i conti per le tasse. Questa guida spiega cosa includere, gli errori più comuni e come creare gratis una fattura in PDF.
Cosa deve contenere una fattura
Una fattura completa di solito include:
- La parola «Fattura» in alto, per non confonderla con un preventivo.
- I tuoi dati: nome o ragione sociale, indirizzo, email o telefono e il tuo logo, se lo hai.
- I dati del cliente: nome dell'azienda o della persona, indirizzo e contatti.
- Numero di fattura: un numero unico per ogni fattura (vedi sotto).
- Data della fattura e data di scadenza.
- Voci: descrizione di ogni prodotto o servizio con quantità, prezzo unitario e importo.
- Subtotale, sconti, imposte e totale, indicati separatamente perché il cliente capisca il calcolo.
- Condizioni e dati di pagamento: come e quando pagare (IBAN, link di pagamento, metodi accettati).
- Note: un ringraziamento, condizioni per i ritardi o un riferimento.
In Italia le fatture tra operatori con partita IVA devono di norma essere emesse in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio (SdI), e contenere dati obbligatori come partita IVA e codice fiscale. Un PDF come quello creato qui è utile per clienti esteri, privati, preventivi o come copia di cortesia. Verifica sempre gli obblighi con il tuo commercialista.
Come numerare le fatture
Ogni fattura deve avere un numero unico, e i numeri devono seguire una sequenza progressiva senza salti o doppioni. I sistemi semplici funzionano meglio:
1,2,3… oppureFT-0001,FT-0002…- Con l'anno:
2026-001,2026-002… - Per cliente:
ACME-001,ACME-002…
Scegli un formato e mantienilo. Una numerazione chiara rende facile trovare le fatture, seguire gli incassi e rispondere al commercialista.
Imposte e sconti
- Sconto: in percentuale, applicato prima delle imposte, così il cliente vede il risparmio.
- Imposta: inserisci l'aliquota e chiamala correttamente (per esempio IVA). Se non sei soggetto, non aggiungerla.
- Spedizione o altri costi: aggiungili come righe separate, per un totale trasparente.
Condizioni di pagamento per incassare prima
- Fissa una scadenza chiara. «A vista», 30 giorni o 60 giorni sono comuni.
- Rendi facile pagare: inserisci IBAN completo o un link di pagamento.
- Indica cosa succede in caso di ritardo, se il tuo accordo prevede interessi di mora.
- Invia la fattura subito, appena consegnato il lavoro.
- Sollecita con cortesia qualche giorno prima e dopo la scadenza.
Creare una fattura gratis (passo per passo)
- Apri il Generatore di fatture.
- Inserisci i dati della tua attività e aggiungi il logo.
- Inserisci i dati del cliente.
- Inserisci numero, data e scadenza della fattura.
- Aggiungi le voci con quantità e prezzo. I totali si calcolano da soli.
- Scegli la valuta e aggiungi imposta, sconto o spedizione se servono.
- Aggiungi condizioni di pagamento e IBAN nelle note.
- Clicca su Scarica PDF e inviala al cliente.
I dati della tua attività vengono salvati nel tuo browser, quindi la prossima fattura richiederà un minuto. Nulla viene caricato su un server.
Errori comuni
- Numeri di fattura mancanti o duplicati
- Nessuna scadenza, o condizioni vaghe come «pagare appena possibile»
- Descrizioni generiche («servizi»): scrivi cosa hai fatto e in quale periodo
- Errori di calcolo (usa un generatore che somma automaticamente)
- Nome o indirizzo del cliente sbagliati
- Aggiungere l'IVA senza essere soggetti, o dimenticarla quando lo si è
- Inviare un documento modificabile invece di un PDF
Domande frequenti
Fattura e ricevuta sono la stessa cosa? No. La fattura chiede il pagamento, la ricevuta conferma che è stato incassato.
Posso fare fatture in qualsiasi valuta? Sì. Scegli tra valute comuni come EUR, USD, GBP e altre.
Mi serve un software di contabilità? All'inizio non sempre. Quando l'attività cresce, chiedi al tuo commercialista quale soluzione fa per te.
Crea la tua fattura ora. È gratis, senza filigrana e senza registrazione.