Da freelance, la fattura è spesso l'ultima cosa che il cliente vede di te, e decide quanto in fretta vieni pagato. Questa guida risponde alle domande più comuni: quando fatturare, come fatturare ore o progetti, acconti, imposte e ritardi di pagamento.
Concorda le condizioni prima di iniziare
Essere pagati comincia prima del lavoro. Mettete per iscritto prezzo, cosa è incluso, calendario dei pagamenti e scadenza. Un breve contratto evita la maggior parte dei problemi. Puoi crearlo con il Generatore di contratti gratuito o leggere la nostra guida ai contratti per freelance.
Quando inviare le fatture
Scegli un ritmo adatto al progetto:
- Progetti piccoli: una fattura alla consegna.
- Progetti grandi: un acconto (spesso 30–50%) all'inizio, poi il saldo alla consegna o per fasi.
- Lavoro continuativo: una fattura ogni mese alla stessa data, per esempio il giorno 1.
Fattura subito. Una fattura che arriva settimane dopo dice al cliente che non c'è fretta.
A ore o a corpo
A ore: indica il periodo e le ore, con la tariffa oraria come prezzo unitario. Per esempio: Copywriting, 1–15 ott. 2026, 12 ore × 35,00. Tieni un semplice registro delle ore nel caso il cliente lo chieda.
A corpo: descrivi il risultato, non le ore. Per esempio: Design UI app mobile, 8 schermate, 1 × 1.200,00.
Il lavoro extra fuori dall'accordo va su una riga separata, così il cliente capisce perché il totale è cambiato.
Come fatturare un acconto
- Invia prima una fattura per l'acconto, per esempio Acconto 50%: restyling sito web.
- A lavoro finito, invia la fattura di saldo per l'intero progetto.
- Inserisci l'acconto in Importo già pagato. Il Generatore di fatture lo sottrae e mostra il saldo da pagare.
Così hai una traccia chiara del prezzo totale e di tutti i pagamenti.
IVA e imposte
Le regole fiscali dipendono dal Paese e dal reddito. Questa è un'informazione generale, non una consulenza fiscale:
- In Italia, chi è nel regime forfettario non applica l'IVA e lo indica in fattura con l'apposita dicitura.
- Se applichi l'IVA, indica separatamente Partita IVA, aliquota e importo dell'IVA.
- Per clienti business in un altro Paese UE si applica spesso il reverse charge: l'IVA la versa il cliente.
Nel generatore puoi dare un nome all'imposta (IVA, VAT, GST…) e impostare l'aliquota. Nel dubbio, chiedi al tuo commercialista.
Clienti all'estero
- Fattura nella valuta concordata e indicala chiaramente.
- Inserisci coordinate bancarie complete: intestatario, IBAN e BIC/SWIFT.
- Scrivi la fattura in una lingua che il cliente capisce. I nostri strumenti sono disponibili in 9 lingue.
Un sollecito di pagamento cortese
Se una fattura è scaduta, invia un promemoria gentile uno o due giorni dopo la scadenza:
Ciao [nome], spero tutto bene. Solo un breve promemoria: la fattura 2026/012 di 600,00 €, scaduta il 7 novembre, risulta ancora aperta. Te la allego di nuovo per comodità. Fammi sapere se qualcosa non è chiaro. Grazie!
Se il pagamento non arriva, riscrivi dopo una settimana e poi telefona. Resta cortese e conserva ogni messaggio.
Archiviazione semplice
Salva ogni fattura in PDF, numerata in ordine, e annota quando è stata pagata. Una cartella per anno e un foglio di calcolo bastano per iniziare, e il tuo commercialista ti ringrazierà.
Domande frequenti
Serve una Partita IVA per fatturare? In Italia, per un'attività abituale sì. In altri Paesi si può fatturare a proprio nome. Verifica cosa vale nel tuo caso.
Qual è una scadenza di pagamento normale? 7, 14 o 30 giorni. Scadenze brevi di solito significano pagamenti più rapidi.
Posso applicare interessi di mora? Se previsti dall'accordo o dalla legge. Indicalo in anticipo in fattura.
Alle prime fatture? Leggi prima come fare una fattura o il modello di fattura gratis, poi crea la tua fattura gratis.