Para quem é freelancer, a fatura costuma ser a última coisa que o cliente vê, e ela define a rapidez com que você recebe. Este guia responde às dúvidas mais comuns: quando cobrar, como cobrar horas ou projetos, sinal, impostos e atrasos.
Combine as condições antes de começar
Receber começa antes do trabalho. Combinem por escrito o preço, o que está incluído, o cronograma de pagamento e o prazo. Um contrato curto evita a maioria dos problemas. Crie um com o Gerador de contratos grátis ou leia nosso guia de contratos para freelancers.
Quando enviar as faturas
Escolha um ritmo que combine com o projeto:
- Projetos pequenos: uma fatura na entrega.
- Projetos maiores: um sinal (em geral 30–50%) no início e o restante na entrega ou por etapas.
- Trabalho contínuo: uma fatura no mesmo dia de cada mês, por exemplo dia 1.
Envie a fatura logo. Uma fatura que chega semanas depois mostra ao cliente que não há pressa.
Por hora ou preço fechado
Por hora: informe o período e as horas, com seu valor/hora como preço unitário. Por exemplo: Redação, 1–15/10/2026, 12 h × 35,00. Mantenha um registro simples de horas caso o cliente peça.
Preço fechado: descreva a entrega, não as horas. Por exemplo: Design de UI de app, 8 telas, 1 × 1.200,00.
Trabalho extra fora do combinado vai em uma linha separada, para o cliente entender por que o total mudou.
Como cobrar um sinal
- Envie primeiro uma fatura do sinal, por exemplo Sinal 50%: novo site.
- Ao terminar, envie a fatura final do projeto completo.
- Informe o sinal em Valor já pago. O Gerador de faturas desconta e mostra o saldo a pagar.
Assim você mantém um registro claro do preço total e de tudo o que já foi pago.
Impostos
As regras dependem do país e da sua renda. Isto é uma orientação geral, não consultoria tributária:
- No Brasil, freelancers costumam atuar como MEI ou empresa e emitem nota fiscal. A fatura serve como cobrança e resumo para o cliente.
- Em Portugal, trabalhadores independentes emitem fatura-recibo no Portal das Finanças. Uma fatura em PDF ajuda com clientes do exterior.
- Se você cobra imposto na fatura, mostre separadamente o documento fiscal, a alíquota e o valor do imposto.
No gerador você pode dar nome ao imposto (ISS, IVA, VAT…) e definir a alíquota. Na dúvida, fale com um contador.
Clientes do exterior
- Fature na moeda combinada (por exemplo USD ou EUR) e deixe isso claro.
- Inclua dados bancários completos: titular, banco, conta, IBAN ou SWIFT, ou o serviço de pagamento que você usa.
- Escreva a fatura em um idioma que o cliente entenda. Nossas ferramentas estão em 9 idiomas.
Um lembrete de pagamento educado
Se uma fatura venceu, envie um lembrete gentil um ou dois dias depois do vencimento:
Olá, [nome], tudo bem? Só um lembrete rápido: a fatura FAT-0012, no valor de 600,00, com vencimento em 7 de novembro, ainda está em aberto. Envio novamente em anexo para facilitar. Se algo não estiver claro, é só me avisar. Obrigado!
Se o pagamento não vier, escreva de novo depois de uma semana e então ligue. Seja educado e guarde todas as mensagens.
Registros simples
Salve cada fatura em PDF, numerada em ordem, e anote quando foi paga. Uma pasta por ano e uma planilha simples bastam para começar, e seu contador vai agradecer.
Perguntas frequentes
Preciso de empresa para faturar? Depende do país. No Brasil, abrir um MEI é o caminho mais comum para emitir nota fiscal. Confira o que se aplica a você.
Qual prazo de pagamento é comum? 7, 14 ou 30 dias. Prazos curtos costumam significar pagamento mais rápido.
Posso cobrar multa por atraso? Se estiver no contrato ou for permitido por lei. Informe isso antes, na fatura.
Começando agora? Leia como fazer uma fatura ou o modelo de fatura grátis, depois crie sua fatura de graça.