Als Freelancer ist die Rechnung oft das Letzte, was ein Kunde von dir sieht, und sie entscheidet, wie schnell du bezahlt wirst. Dieser Leitfaden beantwortet die häufigsten Fragen: wann du abrechnest, wie du Stunden oder Projekte abrechnest, Anzahlungen, Steuern und überfällige Zahlungen.
Vor dem Start die Bedingungen klären
Pünktliche Zahlung beginnt vor der Arbeit. Vereinbart schriftlich Preis, Leistungsumfang, Zahlungsplan und Zahlungsziel. Ein kurzer Vertrag verhindert die meisten Probleme. Du kannst ihn mit dem kostenlosen Vertragsgenerator erstellen oder unseren Leitfaden zu Freelancer-Verträgen lesen.
Wann du Rechnungen schickst
Wähle einen Rhythmus, der zum Projekt passt:
- Kleine Projekte: eine Rechnung bei Lieferung.
- Größere Projekte: eine Anzahlung (oft 30–50 %) vorab, den Rest bei Lieferung oder nach Meilensteinen.
- Laufende Arbeit oder Pauschalen: jeden Monat zum gleichen Termin, zum Beispiel am 1.
Schick Rechnungen sofort. Eine Rechnung, die Wochen später kommt, signalisiert dem Kunden, dass es keine Eile hat.
Stundensatz oder Festpreis
Nach Stunden: Nenne Zeitraum und Stunden, mit deinem Stundensatz als Einzelpreis. Zum Beispiel: Texterstellung, 01.–15.10.2026, 12 Std. × 35,00. Führe eine einfache Zeiterfassung, falls der Kunde nachfragt.
Festpreis: Beschreibe das Ergebnis, nicht die Stunden. Zum Beispiel: UI-Design Mobile App, 8 Screens, Menge 1 × 1.200,00.
Zusatzarbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs kommt in eine eigene Zeile, damit der Kunde sieht, warum sich der Betrag geändert hat.
Eine Anzahlung abrechnen
- Schick zuerst eine Rechnung über die Anzahlung, zum Beispiel Anzahlung 50 %: Website-Relaunch.
- Nach Abschluss schickst du die Schlussrechnung über das gesamte Projekt.
- Trage die Anzahlung bei Bereits bezahlter Betrag ein. Der Rechnungsgenerator zieht sie ab und zeigt den offenen Betrag.
So hast du einen klaren Nachweis über den Gesamtpreis und alle bisherigen Zahlungen.
Umsatzsteuer und Steuern
Steuerregeln hängen von deinem Land und Umsatz ab. Das hier ist ein allgemeiner Überblick, keine Steuerberatung:
- In Deutschland kannst du als Kleinunternehmer unter bestimmten Umsatzgrenzen ohne Umsatzsteuer abrechnen. Dann steht ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung statt der Steuer.
- Wenn du Umsatzsteuer berechnest, weise Steuernummer oder USt-IdNr., Steuersatz und Steuerbetrag getrennt aus.
- Bei Geschäftskunden in anderen EU-Ländern gilt oft das Reverse-Charge-Verfahren: Der Kunde führt die Steuer selbst ab.
Im Rechnungsgenerator kannst du die Steuer benennen (USt., MwSt., VAT…) und den Satz festlegen. Im Zweifel frag deinen Steuerberater.
Kunden im Ausland
- Rechne in der vereinbarten Währung ab und nenne sie deutlich auf der Rechnung.
- Gib die vollständige Bankverbindung an: Kontoinhaber, IBAN und BIC/SWIFT.
- Schreib die Rechnung in einer Sprache, die der Kunde versteht. Unsere Tools gibt es in 9 Sprachen.
Eine freundliche Zahlungserinnerung
Ist eine Rechnung überfällig, schick ein oder zwei Tage nach dem Fälligkeitsdatum eine freundliche Erinnerung:
Hallo [Name], ich hoffe, es geht dir gut. Nur eine kurze Erinnerung: Die Rechnung RE-0012 über 600,00 €, fällig am 7. November, ist noch offen. Ich habe sie zur Sicherheit noch einmal angehängt. Melde dich gern, falls etwas unklar ist. Danke!
Kommt danach noch keine Zahlung, erinnere nach einer Woche erneut und ruf dann an. Bleib höflich und bewahre alle Nachrichten auf.
Einfache Ablage
Speichere jede Rechnung als PDF, fortlaufend nummeriert, und notiere, wann sie bezahlt wurde. Ein Ordner pro Jahr und eine einfache Tabelle reichen für den Anfang, und dein Steuerberater wird es dir danken.
Häufige Fragen
Brauchen Freelancer eine Firma, um Rechnungen zu schreiben? Nein, in vielen Ländern kannst du unter deinem eigenen Namen abrechnen. In Deutschland brauchst du dafür in der Regel eine Steuernummer. Prüfe, was bei dir gilt.
Welches Zahlungsziel ist üblich? 7, 14 oder 30 Tage. Kürzere Fristen bedeuten meist schnellere Zahlung.
Darf ich Mahngebühren verlangen? Nur wenn es vereinbart ist oder das Gesetz es erlaubt. Weise vorab auf der Rechnung darauf hin.
Neu beim Thema? Lies zuerst Rechnung schreiben oder nutze die kostenlose Rechnungsvorlage, und erstelle dann deine Rechnung kostenlos.