Du suchst eine Rechnungsvorlage? Du kannst das Muster unten in jedes Dokument übernehmen oder dir die Formatierung sparen und dieselbe Vorlage online mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator ausfüllen. Er rechnet die Summen für dich aus und erstellt ein sauberes PDF.
Eine einfache Rechnungsvorlage
Jede professionelle Rechnung folgt von oben nach unten demselben Grundaufbau:
[Dein Logo] RECHNUNG
Firmenname Rechnungsnummer: RE-0001
Adresse Rechnungsdatum: 24.10.2026
E-Mail / Telefon Fällig am: 07.11.2026
USt-IdNr. / Steuernummer
RECHNUNG AN
Name des Kunden
Adresse des Kunden
E-Mail / Telefon des Kunden
Beschreibung Menge Preis Betrag
Webdesign: Startseite 1 500,00 500,00
Zusätzliche Korrekturen (Std.) 3 40,00 120,00
Zwischensumme 620,00
Rabatt (10 %) -62,00
USt. (19 %) 106,02
GESAMT 664,02
Zahlungsbedingungen: zahlbar innerhalb von 14 Tagen
Bank: Kontoinhaber · IBAN · BIC
Vielen Dank für deinen Auftrag!
Mehr braucht eine einfache Rechnung nicht. Die einzelnen Teile erklären wir unten.
Die Teile einer Rechnungsvorlage
Kopf. Das Wort „Rechnung“, dein Logo und deine Firmendaten. In Deutschland gehören auch deine Steuernummer oder USt-IdNr. auf die Rechnung.
Rechnungsnummer und Datum. Eine eindeutige, fortlaufende Nummer wie RE-0001, RE-0002. Dazu das Rechnungsdatum und ein klares Fälligkeitsdatum. Mehr zu Nummernsystemen findest du in unserer Anleitung Rechnung schreiben.
Rechnung an. Name oder Firma des Kunden, Adresse und Kontakt. Bei Geschäftskunden im Ausland ist oft auch deren USt-IdNr. nötig.
Positionen. Eine Zeile pro Produkt oder Leistung, mit Menge, Einzelpreis und Betrag. In Deutschland gehört auch der Leistungszeitraum oder das Lieferdatum dazu.
Summen. Zwischensumme, dann Rabatt, Versand, Steuer und der Gesamtbetrag. Wenn jeder Schritt sichtbar ist, lässt sich die Rechnung leicht prüfen.
Zahlungsangaben. Wie und bis wann gezahlt wird: Bankverbindung, Zahlungslink oder Zahlungsarten, dazu ein kurzer Dank.
Gute Leistungsbeschreibungen
Ungenaue Positionen verzögern die Zahlung, weil der Kunde erst nachfragen muss. Vergleiche:
| Ungenau | Klar |
|---|---|
| Dienstleistungen | Logodesign: 3 Entwürfe + 2 Korrekturen |
| Arbeit im Oktober | Buchhaltung, Oktober 2026 (12 Stunden) |
| Waren | Baumwoll-T-Shirt, Größe M, schwarz (×20) |
Gib den Zeitraum, das Ergebnis oder die Stunden an, damit jeder beim Kunden die Rechnung freigeben kann.
Zahlungsbedingungen zum Kopieren
- Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.
- Zahlbar sofort nach Erhalt ohne Abzug.
- Anzahlung von 50 % erhalten. Restbetrag fällig bei Lieferung.
- Bitte gib die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.
Vorlage oder Rechnungsgenerator?
Eine Word- oder Excel-Vorlage funktioniert, aber du musst das Layout anpassen, selbst rechnen und das PDF exportieren. Mit einem Generator füllst du nur die Felder aus:
- Öffne den Rechnungsgenerator.
- Füge Logo und Firmendaten hinzu. Sie werden für das nächste Mal in deinem Browser gespeichert.
- Trage Kunde, Positionen und Rechnungsnummer ein.
- Wähle Währung und Akzentfarbe und ergänze Rabatt, Versand oder Steuer.
- Klicke auf PDF herunterladen.
Kostenlos, ohne Wasserzeichen und ohne Konto.
Häufige Fragen
Gibt es für jedes Land eine eigene Vorlage? Der Aufbau ist fast überall gleich. Unterschiede gibt es bei den Steuerangaben: Manche Länder verlangen Steuernummern, Steuer pro Position oder bestimmte Hinweise (z. B. bei Kleinunternehmern). Prüfe die Regeln deines Finanzamts.
Rechnung als PDF oder Word senden? Als PDF. Es sieht auf jedem Gerät gleich aus und kann nicht versehentlich verändert werden.
Kann ich die Vorlage für alle Kunden nutzen? Ja. Deine Firmendaten bleiben gleich, Kunde, Positionen, Nummer und Datum änderst du jedes Mal.
Tipps für Freelancer, Anzahlungen und Steuern findest du in Rechnungen als Freelancer schreiben.